In vielen Städten und Gemeinden stehen die Bauverwaltungen zunehmend unter Druck: Schulen sind sanierungsbedürftig, Rathäuser in die Jahre gekommen, und über Turnhallen tropft es durchs Dach. Der Investitionsbedarf ist hoch – gleichzeitig fehlen Fachkräfte in den kommunalen Bau- und Liegenschaftsabteilungen. Während Projektvolumen und Anzahl der Bauvorhaben steigen, müssen oft einzelne Projektleiter mehrere Projekte gleichzeitig betreuen. Sie arbeiten mit Excel-Listen, kämpfen mit E-Mail-Fluten und koordinieren sich über Papierpläne. Prozesse ziehen sich in die Länge, Zuständigkeiten sind nicht immer klar geregelt und Termine geraten zunehmend unter Zeitdruck.
Die entscheidende Frage lautet daher: Wie können Kommunen die wachsenden Aufgaben mit begrenzten personellen Ressourcen bewältigen? Ein möglicher Lösungsansatz zeigt das Beispiel der Stadt Menden – gemeinsam mit der digitalen Plattform smino, die veranschaulicht, wie modernes Bau- und Projektmanagement in der kommunalen Praxis umgesetzt werden kann.
Kampf der Zettelwirtschaft mit digitalen Strukturen
Der Immobilienservice der Stadt Menden verwaltet rund 160 kommunale Gebäude und bewegt jährlich Investitionen von etwa 50 Millionen Euro. Rund 80 Mitarbeitende kümmern sich um Planung, Bau, Unterhalt und Bewirtschaftung. Diese Größe bringt Komplexität mit sich: mehrere parallele Bauprojekte, zahlreiche externe Planungsbüros, Bauunternehmen und Fachingenieure – und die Notwendigkeit, alle auf einem Stand zu halten.
Beim Umbau einer ehemaligen Hauptschule zur modernen Grundschule entschied sich Menden daher, den Schritt in die digitale Projektwelt zu wagen. Gemeinsam mit dem Softwareanbieter smino wurde ein Pilotprojekt gestartet, das schnell zeigte, welches Potenzial in einer zentralen, intuitiv nutzbaren Plattform steckt.
Alle Beteiligten auf gleichem Informationsstand
Mit smino werden sämtliche Kommunikations-, Planungs- und Dokumentationsprozesse an einem Ort gebündelt. Protokolle aus Baubesprechungen werden automatisch erstellt, Aufgaben lassen sich Personen direkt zuweisen, Entscheidungen sind transparent nachvollziehbar. Alle Pläne, Modelle und Unterlagen liegen im digitalen Projektraum – E-Mail-Chaos und mehrfach gespeicherte Dateiversionen gehören der Vergangenheit an.
Die Einführung in Menden erfolgte konsequent: smino wurde für alle Projektpartner verbindlich vorgeschrieben – von Architekturbüros bis Bauleitung. Dank der intuitiven Bedienung und der Schulungsangebote war der Einstieg unkompliziert. Besonders hilfreich: Der Support reagierte schnell und praxisorientiert, sodass auch weniger IT-affine Mitarbeitende zügig arbeitsfähig waren.
Weniger Aufwand für Abstimmungen
Was sich zunächst wie eine zusätzliche Aufgabe anhörte – die Einführung einer neuen Software – entwickelte sich schnell zum Effizienzgewinn. Sitzungsprotokolle, Aufgabenlisten, Mängelberichte oder Bautagebücher werden direkt digital erstellt, verteilt und dokumentiert. Die mobile Nutzung ermöglicht den Zugriff auch auf der Baustelle: Fotos aufnehmen, Mängel erfassen, Fortschritte dokumentieren – alles direkt im System.
Für kommunale Planer bedeutet das: Weniger Abstimmungsaufwand, klarere Zuständigkeiten, weniger Fehlerquellen und vor allem mehr Zeit für das Wesentliche – die inhaltliche Planung und Steuerung. Martin Niehage sieht die Nutzung von smino als klaren Erfolg: „Digitalisierung gelingt, wenn man sie konsequent lebt. Besonders die einfache Bedienung, der hervorragende Support und die klare Aufgabenverteilung machen smino für uns unverzichtbar“, resümiert der Betriebsleiter des Immobilienservice der Stat Menden. Mittlerweile werden in der Stadt schon sechs Bauprojekte mit smino gesteuert.
Nachweis- und Dokumentationspflichten automatisiert
Gerade öffentliche Bauverwaltungen profitieren von der klaren Struktur und Nachvollziehbarkeit der Software. Prozesse werden nicht nur digitalisiert, sondern transparenter und revisionssicher gestaltet. Damit erfüllt die Plattform auch hohe Anforderungen an Nachweis- und Dokumentationspflichten – ein Pluspunkt für Bauämter, die zunehmend unter Prüfungsdruck stehen.
Ein weiterer Vorteil: smino ist cloudbasiert, benötigt keine aufwendige IT-Infrastruktur und lässt sich problemlos in bestehende Abläufe integrieren. Kommunale Bauverwaltungen können so ohne große technische Hürden starten.
