Facility Management - Von der Planung bis zum infrastrukturellen Gebäudemanagement

Fachleute beziffern das mögliche Einsparpotential allein bei den Kosten für die Gebäudereinigung bei etwa 30% pro Jahr, wenn schon bei der Planung einer Immobilie entsprechendes Fachwissen über Gebäudereinigung mit berücksichtigt worden wäre. Jeder kennt wohl Beispiele bei denen optische, innenarchitektonische Akzentuierungen sich sehr schnell durch die tägliche Nutzung ins Gegenteil verkehrt haben. Wenn dann Kunst auf Praxis trifft muss das der Betreiber dieser Immobilie jeden Tag durch überhöhte Kosten für die Gebäudereinigung bezahlen.

Hochschule für Gesundheit

Die 2009 gegründete Hochschule für Gesundheit (hsg) in Bochum ist eine staatliche Fachhochschule des Landes NRW. Sie bietet neben insgesamt sechs grundständigen Bachelor-Studiengängen seit dem Wintersemester 2015/2016 außerdem auch einen berufsbegleitenden Bachelor-Studiengang, sowie einen konsekutiven Masterstudiengang im Gesundheitswesen, an. Die hsg ist die einzige staatliche Hochschule in Deutschland, welche die fünf Gesundheitsberufe Ergotherapie, Hebammenkunde, Logopädie, Pflege und Physiotherapie als grundständige Bachelor-Studiengänge anbietet. Gleichzeitig mit dem Gründungsjahr der Hochschule begann man auch mit der Planung des Neubaus. Schon 2012 konnte der Grundstein für die Hochschule für Gesundheit auf dem Gesundheitscampus gelegt werden. Im Sommer 2015 ist die Hochschule dann auf das 48.500m2 große Areal des Gesundheitscampus NRW in Bochum gezogen. Mit dieser neuen Bildungseinrichtung wurden somit neue Kapazitäten für rund 1.300 Studierende geschaffen. Der Neubau ist eine von der hsg angemietete  landeseigene Liegenschaft,   die aus zwei Gebäuden besteht: Gebäude B ist das Institutsgebäude mit Büro-, Seminar- und Laborräumen und Gebäude C wird als Veranstaltungszentrum genutzt, das Räumlichkeiten für interne und externe Veranstaltungen bietet. Aktuell beschäftigt die hsg rund 140 Mitarbeiter und rund 950 Studierende sind  immatrikuliert.

Facility Management

2009 beauftragte das NRW-Bauministerium den Landesbetrieb BLB (Bau- und Liegenschaftsbetrieb) mit der Planung und Durchführung für den Bau der neuen Bildungseinrichtung. Wohlwissend, dass der durchschnittliche Gesamtkostenanteil bezogen auf den Lebenszyklus einer Immobilie für Konzeption, Planung und Bau nur bei 15% im Vergleich zu den Kosten für die spätere Bewirtschaftung (ca.85%) liegt, suchte man schon in der Planungsphase die Fachkompetenz der Fachabteilung Facility Management der hsg. Rainer Pötschke als Technischer Leiter dieser Fachabteilung, zuständig für alle Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen, technischen Anlagen und Einrichtungen notwendig sind, erinnert sich: „Nachdem das NRW-Bauministerium dem landeseigenen BLB die Vorgabe mit auf den Weg gab, schon während der Planungsphase ein Konzept für die spätere Reinigung der Gebäude zu erstellen, wurden wir schon zu diesem Zeitpunkt der Planung mit einbezogen. So konnten wir schon früh, indem wir unser Fachwissen dem BLB zur Verfügung stellten, mitwirken, Wünsche äußern und Vorschläge für Ausstattungsmaterialien machen. Diese Einflussmöglichkeit ist aus meiner Sicht sehr wichtig für den weiteren Verlauf einer Bauphase, da schon zu diesem Zeitpunkt darüber entschieden wird, ob die späteren Kosten für die Gebäudereinigung ca. 30-40% höher oder niedriger liegen.“

Um diese Kostenstruktur für Gebäudereinigung auch weiter zu optimieren war klar, dass unter den Outsourcing-Aspekten die weit überwiegende zu reinigende Fläche an einen Gebäudedienstleister vergeben werden sollte. Um den richtigen Dienstleister auswählen zu können, wurde für eine gesetzlich vorgeschriebene europaweite Ausschreibung (Auftragsvolumen über EUR 200.000) ein detaillierter Fragenkatalog erstellt. Gesucht wurde nicht der billigste Anbieter, sondern derjenige, der in Qualität, Preis und Betreuung überzeugt und dies auch durch entsprechende Referenzen untermauern konnte. Im Vorfeld festgelegte Wertungsstufen wurden wie folgt gewichtet: Preis 70%, Reinigungszeit 20% und Betreuungsintensität 10%. Heiko Eberlein, in der Hochschule im Bereich der Haustechnik für Einkauf und Auswahl sowie Betreuung des Reinigungspersonals zuständig, erläutert: „Auch eine Objektbegehung war verpflichtend in der Ausschreibung formuliert, obwohl man in der Bauphase selbstverständlich noch nicht alles sehen konnte. Mit der vorausgesetzten Erfahrung eines professionellen Gebäudedienstleisters lässt sich allerdings selbst zu diesem Zeitpunkt der Bauphase schon einiges erkennen. Man muss sich zunächst einmal auch an die Größe des Gebäudes gewöhnen, was wir mit dem Dienstleister zu besprechen hatten. Auch war unsere Erwartungshaltung so, dass der nach der Ausschreibung beauftragte Gebäudedienstleister sein Fachwissen in den Planungsstab mit einbringen sollte, um somit eine noch fachspezifischere Kompetenztiefe zu erlangen.“

Nach intensiver Prüfung sämtlicher Angebote unter Kosten-Nutzen-Aspekten vergab man letztendlich dann den Auftrag an die Menke Gebäudeservice GmbH und Co KG.

Der Gebäudedienstleister

Das 1905 mit zwei Mitarbeitern in Arnsberg gegründete Gebäudereinigungs-unternehmen ist nunmehr in der vierten Generation Arbeitgeber für 3.500 Beschäftigte. Aus der Dienstleistungswurzel „einfache Gebäudereinigung“ entwickelte sich das Familienunternehmen im Laufe der Zeit zu einem modernen Gebäudedienstleister, der mit einem infrastrukturellen Dienstleistungsangebot, die immer vielschichtiger werdenden Anforderungen unterschiedlicher Auftraggeber aus Industrie und Gewerbe, Gesundheitswesen, Freizeit und Kultur, öffentliche Einrichtungen und Senioren- und Pflegeheimen gerecht wird. Neben den klassischen allgemeinen Reinigungsarbeiten, Grund- und Sonderreinigungen besteht das Angebotsportfolio auch aus allgemeinen Serviceleistungen, wie Vegetationsflächen- und Verkehrsflächenpflege, Winterdienste, Branchenlösungen für Krankenhäuser, Senioren- und Pflegeheime, Freizeitparks und Hotels. Mit dem Cleanmobil bietet man unter anderem auch im Privatbereich die Reinigung und Desinfektion von Teppichböden und Polstern, sowie einen Sauberlauf Mattenservice an. Neben der Zentrale im Sauerland verfügt der Dienstleister über einen weiteren Standort in Maintal bei Frankfurt und eine Tochtergesellschaft in Leipzig, um die stetig wachsende Nachfrage an innovativen Servicekonzepten kundennah bedienen zu können. Seit 2011 wird die Unternehmensgruppe von zwei Geschäftsführern geleitet, die schon seit vielen Jahren im Unternehmen tätig sind. Joachim Paul ist als ehemaliger Leiter der Finanzen zuständig für die Bereiche Verwaltung und Finanzen, Fabian Keysselitz für Marketing und Vertrieb.

Das Objekt

Die zu reinigende Fläche verfügt über ein Gesamtvolumen von ca. 23.500m2, wovon 4.500m2, überwiegend in Eigenleistung durch zwei hsg-Mitarbeiterinnen durchgeführt wird. Dabei handelt es sich um die Reinigung der Teppichböden, die dort aus optischen und akustischen Gesichtspunkten verlegt wurden, und um klassische Büroreinigung in der Verwaltung. Die weitaus größere Fläche von ca. 19.000m2 wird durch den Gebäudereiniger, nach einem zwischen dem Auftraggeber und Dienstleister erarbeiteten Leistungsverzeichnis und festgelegten Reinigungsplan, gereinigt. Dabei werden die Verkehrsflächen in den unteren Bereichen täglich, die oberen im Intervall, die Sanitär- und Küchenbereiche sowie die Hörsäle und Seminarräume täglich gereinigt. Heiko Eberlein kommentiert das Leistungsverzeichnis wie folgt: „Damit das Image der Hochschule für Gesundheit nicht leidet, ist es unverzichtbar, ein hohes Maß an Sauberkeit permanent vorweisen zu können; dies gilt insbesondere in den speziellen Übungsräumen der hsg, den so genannten Skills-Labs, wie beispielsweise dem  simulierten Versorgungsbereich im Studiengang Pflege“

Die zu reinigenden Fußbodenflächen sind Verkehrsflächen, bei denen Terrazzo und Linoleum als Bodenbeläge verwandt wurden. Der Terrazzo, nach DIN18353 hergestellt, ist im Foyer und in den Fluren der Erdgeschosse verlegt. Er bietet Vorteile in Bezug auf Tragfähigkeit, Gebrauchstauglichkeit und Lebensdauer. Da er hauptsächlich aus mineralischen Werkstoffen besteht, ist die Wasseraufnahme sehr gering und die sichtbare Oberlage relativ dick. Dadurch besteht die Möglichkeit zu eventuellen späteren Aufarbeitungen der Oberfläche. Der Terrazzo wurde auf ca. 4.000m2 im Bereich der Eingänge, im Foyer und in der Mensa verlegt. Das Linoleum, überwiegend auf den Fluren der oberen Etagen verlegt, besteht aus den Grundstoffen Leinöl, Korkmehl und Jutegewebe. Diese Basiszusammensetzung ist nach DIN EN548 genormt. Es wurde ausgewählt, weil dieser Fußbodenbelag Vorteile durch seine Elastizität, Widerstandsfähigkeit gegen mechanische und chemische Beanspruchung und Zurückbildungen bei Verformungen bietet. Zudem ist es schwer entflammbar, bzw. normal entflammbar nach DIN EN 1399. Auch entspricht er erhöhten Hygieneanforderungen, da er antistatisch, leicht fungizid und bakteriostatisch ist. Damit diese Fußbodenflächen unter den Gesichtspunkten Wirtschaftlichkeit, Reinigungsqualität und Werterhaltung gereinigt werden können, hatte der Dienstleister sich schon in der Angebotsphase an den Reinigungsmaschinenhersteller IP Gansow/Unna gewandt, um mit ihm ein optimales Maschinenkonzept erarbeiten zu können.

Rainer Müller, Leiter der Warenwirtschaft und Qualitätsbeauftragter bei dem Dienstleister Menke, weiß aus Erfahrung: „Technik soll die Arbeit erleichtern. Bei einer so großen Reinigungsfläche ist es für uns selbstverständlich, dass dies nur maschinell durchgeführt werden kann. Wie schon in 27 Jahren zuvor, haben wir auch bei unserem Dienstleistungsangebot zu diesem Objekt gerne die Beratung, Hinweise und Ratschläge zur maschinellen Fußbodenreinigung bei IP Gansow eingeholt. Dies ermöglichte uns einen optimalen Reinigungsmaschineneinsatz zu kalkulieren, um somit ein bestmöglichstes Angebot erarbeiten und abgeben zu können. Auch können wir die Zeit, die wir durch einen effizienten Reinigungsmaschineneinsatz gewinnen, dann dazu nutzen, um die manuelle Reinigung zu intensivieren.“ In dieser Zusammenarbeit zwischen Reinigungsmaschinenanbieter und Gebäudedienstleister konnte erreicht werden, dass trotz der großen Fläche die Reinigungszeit unterhalb von 50% Gesamtaufwand liegt. Da nur die freigeräumten Verkehrsflächen maschinell gereinigt werden, kann die verbleibende Fläche manuell intensiver vor- bzw. nachgearbeitet werden.

Reinigungstechnik

Ausschlaggebend für die Auswahl der Maschinen waren folgende Aspekte: Maschinengröße, Effizienz, Technik, Beständigkeit, Bedienerfreundlichkeit, Beweglichkeit, Befüllungsmechanismus, Schaumabschaltsystem und eine leichte Eigenreinigung der Maschine. Virginia Straszok, Juniorverkäuferin der IP Gansow Niederlassung Ruhrgebiet/Westfalen, erläutert die Auswahlkriterien: „Bei diesem Objekt bestand die Aufgabe darin, eine Maschinenempfehlung in Bezug auf Flächenleistung und Reinigungsqualität abzugeben, wobei die Maschine sowohl die überwiegend freien Flächen im Wechsel mit wegen Sitzgruppen enger überstellten Bereiche ohne Schwierigkeiten durchfahren kann. Auch hatten wir vorgeschlagen zwei Maschinen einzusetzen, die auf die unterschiedlichen Bodenbelagsarten Terrazzo und Linoleum eingestellt sind. Dies spart nicht nur Zeit für die sonst notwendige Umrüstung der Maschinen, sondern garantiert auch eine optimale werkstoffgerechte Fußbodenreinigung“.

Aufgrund dieser Auswahlkriterien fiel die Wahl dann auf die Aufsitzscheuersaug-maschinen CT80 BF 70 aus der Produktionsserie Professional Line. Mit einem Tankvolumen von 80 Litern ist diese „Kompakte“ eine vollwertige Aufsitzscheuersaugmaschine und für anspruchsvolle Einsätze konzipiert.

Besonders bei diesem Objekt, wo insgesamt große Flächen im Wechsel mit relativ eng überstellten Flächen gereinigt werden müssen, kann diese Aufsitzscheuersaugmaschine effizient eingesetzt werden. Ermöglicht wird das durch eine maximale Wendigkeit auf kleinem Raum dank der besonderen Konstruktion des Vorderrads. Mit einer Arbeitsbreite von 700 mm erreicht sie eine Stundenleistung von bis zu 4.200m2/h. Diese hohe Flächenleistung verbunden mit einer hohen Batteriekapazität von 4x6V180 Ah erlaubt Nettoeinsatzzeiten von bis zu 5,5 Stunden. Somit war garantiert, dass beide Maschinen sowohl die gesamte Fläche des Terrazzofußbodens von 4.000m2, als auch die zu reinigende Fläche mit dem Linoleumfußboden von 11.000m2 ohne Stillstand zum Aufladen der Batterien oder Umrüstnotwendigkeiten in einem Arbeitsgang ohne Unterbrechung gereinigt werden können. Die DBL Technologie für das Batterieladegerät erfasst den Batterieladepegel und begrenzt die Auffüllladung, wenn der Batterieverbrauch unter 50% liegt. In Feldstudien konnte mit der intelligenten DBL die erwartete Batterielebensdauer verdoppelt werden, was die Betriebskosten der Maschine signifikant senkt.

Vor dem Einsatz wurden dann die Fahrprogramme auf die beiden unterschiedlich zu reinigenden Flächen eingestellt. Die Nutzungsprofile wurden auf einer SD Karte gespeichert und können somit auch jederzeit bei Fehlermeldungen ausgelesen werden. Für die Reinigung des Terrazzofußbodens im Eingangsbereich wurde der Reinigungsprozess mit einem höheren Wassereinsatz programmiert, um die in dem Stein anhaftenden und aufliegenden Verschmutzungen besser zu lösen und aufsaugen zu können. Ebenfalls wurde der Bürstendruck der PES (Polyester-)Bürste erhöht. Diese wurde aus einem Portfolio von 20 möglichen Bürstenarten als besonders geeignet ausgewählt. Sie verfügt über ein verbessertes Verschleißverhalten, was eine mehrfach längere Lebensdauer und einen geringen Strombedarf bewirkt. Die PES Bürste erbringt ein hygienisches Reinigungsergebnis und unterstützt die Pflegeeigenschaften moderner Unterhaltsreiniger. Die Reinigungsmitteldosierung (MKF GlossProfi 1905 und Ecolab IDAN Brilliant plus und Pur Lino: Ecolab Maxx Magic 2) wird mit Hilfe einer speziellen Pumpe aus einem vollständig vom Wassertank getrennten Reinigungsmittelbehälter gleichbleibend präzise dosiert. Damit bleibt der Frischwassertank dauerhaft frei von Rückständen. Die immer exakt dosierte Chemie unterstützt die Maschinenleistung und vermeidet Kosten durch Überdosierung. Für die intensive Intervallreinigung des Terrazzos wird das Reinigungsmittel Tornado von IP Gansow eingesetzt. Sämtlich eingesetzte Produkte sind nach DIN 18032 auf Rutschsicherheit geprüft und werden mit Gleitmessgeräten regelmäßig überwacht. Da auf dem Linoleumfußboden weniger mit anhaftenden als mit aufliegenden Verschmutzungen gerechnet werden muss, wurde das Fahrprogramm auf geringeren Wassereinsatz und geringeren Bürstendruck eingestellt. Die PES (Polyester-)Bürste kommt hier ebenfalls zum Einsatz. Dies wird durch die technische Innovation ECO Modus möglich und durch das Betätigen der ECO Taste aktiviert. Proportional zur Wassereinsparung sinkt dadurch auch der Chemieverbrauch bei gleichzeitiger Reduzierung der Geräuschemission. Dies geschieht durch Änderung der Taktung des Magnetventils und Drehzahlreduzierung der Bürstenmotoren und des Saugmotors. Mit diesem Modus erreicht man eine Energieeinsparung, die dann wiederrum in längere Batterielaufzeiten umgesetzt werden können.

Während der Reinigungstätigkeiten kann der Bediener über ein 5 Zoll Multifunktions-Display alle erdenklichen Informationen, wie z.B. Batterieladung und Wasserstand achtsprachig abrufen. Die Steuerplatine ist mit einer 8 GB SD-Karte und einem Timer ausgestattet, die alle wichtigen Maschinendaten nachhaltig speichert. Somit können Reinigungsprofile später sichtbar gemacht werden, um Optimierungspotentiale realisieren zu können. Auch mögliche Bedienfehler können dadurch erkannt  werden. Rainer Müller bewertet den Maschineneinsatz: „Die individuell einstellbaren Fahrprogramme gewährleisten ein homogenes Reinigen der Flächen durch konstanten Bürsteneinsatz, konstanten Wasser- und Reinigungsmittelzulauf in vorgegebener, programmierter Dosierung. Die robuste und unkomplizierte Technik verbunden mit der Ergonomie garantieren ein schnelleres und effektiveres Arbeiten. Besonders wichtig dabei ist, dass wir durch die Vorgaben und Einstellungen ein immer gleichbleibendes Reinigungsergebnis in hoher Qualität ‚produzieren’.“

Diese Beurteilung wird auch von der Objektleiterin Bärbel Förg, der Vorarbeiterin Tamara Atsch und der Maschinenführerin Sukriye Sen, die beide Maschinen in ihrer täglichen Arbeitszeit bedient, bestätigt: „Vor dem Einsatz der beiden Reinigungsmaschinen haben wir, trotz leichter Handhabung, eine umfassende Einweisung durch den Hersteller IP Gansow erhalten. Das Auffüllen und die Entleerung der Tanks sind ohne großen körperlichen Aufwand zu handhaben. Sie sind leicht zu bedienen und auch in engen Bereichen einfach zu fahren. Durch die zentrale Sitzposition und die kompakte, niedrige Bauweise ist eine optimale, ungehinderte Sicht nach vorne und hinten gegeben.“

Von 5:00-8:00 Uhr und von 13:00-16:00 Uhr sind die beiden Reinigungsmaschinen täglich im permanenten Einsatz. Das durch den Reinigungsmaschineneinsatz eingesparte Zeitfenster wird von dem Gebäudedienstleister Menke für die nach wie vor notwendigen manuellen Reinigungsarbeiten genutzt. Dies betrifft z.B. die Reinigung der Sanitärräume oder auch Sonderreinigungen nach Veranstaltungen. Besonders aber auch in den Wintermonaten bei der Reinigung der Eingangsbereiche, da ja bekanntlich etwa 80% des anfallenden Schmutzes von außen hereingetragen wird. Daher wird die Reinigung an diesen Stellen in diesen Perioden intensiviert und häufiger durchgeführt, damit Rutschgefahren vermieden werden. Im Winter werden deshalb auch zusätzlich noch Sauberlauf Matten ausgelegt. Falls zwischen den festgelegten Reinigungszeiten Bedarf besteht, werden diese Verunreinigungen von der Vorarbeiterin erkannt und von den täglich anwesenden 13 Reinigungskräften entfernt.

Ergebnis

Das Reinigungspersonal ist sehr zufrieden mit den Maschinen von IP Gansow, da diese leicht zu handhaben, zu bedienen und zu fahren sind. Zudem ist ein ergonomisches Arbeiten möglich, was Krankheiten und Verletzungen vorbeugt. Da zwischen der Objektleiterin und dem Auftraggeber eine gute Kommunikation besteht, ist schnelles Handeln und förderliches Arbeiten möglich. Die Gansow Maschinen ermöglichen eine effiziente Reinigung. Die Absaugung der Reinigungsflotte erfolgt rückstandsfrei, die Fußbodenbereiche können sofort wieder begangen werden. Das Outsourcing der Gebäudereinigung ist gut gelungen. „Alle Beteiligten verfolgen das gleiche Ziel, Sauberkeit in höchster Qualität zu wirtschaftlichen Konditionen zu ‚produzieren’. Eine gute Kommunikation untereinander ist Voraussetzung dafür, dass stetige Verbesserung zur Ergebnisoptimierung besprochen und umgesetzt werden können“, bilanziert Rainer Müller.

Die Maschinen im Einsatz sehen Sie unter: www.dialog-portal.info/gansow14